1. Dane podstawowe
Przybliżymy je w bardzo uproszczonym zakresie. Oczywiście umowa powinna zostać zawarta pomiędzy dwoma podmiotami wraz z podaniem przynajmniej nazw, adresów oraz numerów NIP. Nie może zabraknąć czasu trwania umowy oraz warunków, na jakich może ona zostać zerwana przez każdą ze stron. Muszą się znaleźć w niej podpisy oraz sposoby wynagrodzenia za pracę a także data, sposób i miejsce wykonywania pracy. Można, aczkolwiek nie trzeba, zamieścić kary umowne za nienależyte wywiązanie się z obowiązków wynikających z umowy.
2. Zakres umowy
Zakres umowy jest bardzo ważny – to dzięki niemu będziemy mogli rozliczyć się z wykonanej pracy. Należy jak najbardziej szczegółowo określić obowiązki, by potem się nie okazało, że firma czegoś nie wykonała, ponieważ nie miała tego w umowie. Dobrze by było uściślić także zakres obowiązków, które nie będą wykonywane cyklicznie, tylko doraźnie, np. możemy napisać, że odkurzanie, mycie podłóg oraz ścieranie kurzy należy do codziennych obowiązków, ale mycie okien raz na tydzień lub wtedy, gdy będą one tego zdecydowanie potrzebowały.
3. Cena
Do umowy należy wpisać nie tylko cenę za usługę, ale także sposób rozliczenia. Możemy rozliczać się od każdej wykonanej czynności osobno, np. w miesiącu 10 razy myto podłogi i taką samą ilość razy odkurzano, więc liczymy każdą rzecz według określonej stawki. Można się także rozliczać całościowo, czyli za miesiąc ustalamy stawkę ryczałtową i wykonujemy wszystkie zadania spisane w punkcie pierwszym. Oczywiście wiadomo, że zimą może być więcej robót związanych z usuwaniem błota i śniegu z podłogi, dlatego podmioty zajmujące się sprzątaniem firm w Warszawie często na ten okres chcą renegocjować umowy. Warto również określić kto kupuje środki czyszczące i czy ich koszt wliczony jest w cenę usługi.
4. Dostępy do firmy
Duża część firm wymaga sprzątania podczas nieobecności załogi w pracy. Wymaga to albo pozostawienia kogoś na posterunku na czas sprzątania albo zaufania firmie sprzątającej i pozostawienia jej biura pod naszą nieobecność. O ile w pierwszej opcji nie mamy zazwyczaj jakiś większych zastrzeżeń, tak w drugiej dobrze jest spisać paragraf dotyczący poufności przy dostępie do określonych pomieszczeń – zwłaszcza tych, gdzie przechowywane są serwery, dane klientów, archiwa itp. Wyraźnie trzeba zaznaczyć godziny przebywania w biurze oraz dni i godziny sprzątania.
Wynajęcie firmy sprzątającej jest bardzo wygodnym rozwiązaniem w kwestii utrzymania czystości w biurze, jednak przy zatrudnianiu tego typu podmiotu musimy zwrócić uwagę na szereg powyższych kwestii. Podpisanie umowy spowoduje, że będziemy zabezpieczeni oraz będziemy mogli dochodzić swoich spraw w sądzie na wypadek nienależytego wykonywania obowiązków przez firmę sprzątającą. Należy więc podpisywać ją w każdym przypadku - zarówno zatrudniając pojedynczą sprzątaczkę jak i całą firmę.
